Sambasso introduceert eerlijke afrekenmodule: “Touroperators blij, retailers blij”

Door: Arjen Lutgendorff


Met de introductie van de Sambasso Incasso module (SIM) wil Sambasso zowel leveranciers als reisagenten ontzorgen voor wat betreft de onderlinge (b2b) financiële verplichtingen. SIM reguleert het betalingsverkeer zodanig dat de juiste bedragen direct doorbetaald worden aan de rechthebbende partij. “Het systeem herkent direct wanneer er geld binnenkomt of wanneer een reis is geannuleerd en sluist het geld door naar de rechthebbende partij.” TravelPro sprak erover met Theo Hoving, die met Fadiro het systeem in opdracht van Sambasso ontwikkelde, Bert Wildeman, Erik en Gerda Land namens Sambasso. Waren jullie hier al mee bezig voordat de coronacrisis z’n intrede deed? Theo: “Corona heeft er in zekere zin wel mee te maken dat het in een stroomversnelling is geraakt, want bij touroperators is het besef gekomen dat zij een onbekend risico lopen wanneer een reisagent failliet gaat en er nog geld wat eigenlijk van hen was op de rekening van de reisagent staat. Vooral voor partijen met grote reissommen kan de schade dan enorm oplopen. Het is een reden dat er een aantal partijen zijn geweest die een alternatief betalingssysteem willen, waarbij directe incasso touroperator breed steeds vaker als alternatief werd genoemd.” Gerda: “Corona heeft het proces versneld. We werden door zowel touroperators als reisagenten gebeld. Men liet ons weten dat er geen wantrouwen was ten opzichte van elkaar, maar het vertrouwen was wel wankel.” Is de retail bang dat touroperators directe incasso gaan afdwingen? Erik: “Natuurlijk! Ik begrijp het heel goed, maar met SIM hebben we een fantastisch systeem en daarmee alternatief voor directe incasso. Je weet als touroperator ook niet wat vandaag de dag je risico is. Het is ook niet zo dat reisagenten altijd bewust geld binnenhouden overigens. Een klant betaalt ook soms in een keer een totale reissom en je moet er in je administratie echt naar gaan kijken of iemand meer dan zijn of haar aanbetaling betaalt.” Theo: “Er zijn ook mensen die op eigen initiatief in termijnen betalen. Het zijn dingen waar touroperators vaak geen weet van hebben en dat zijn wel risico’s. Die risico’s vang je op door middel van SIM.” Bert: “Directe incasso is geen werkbare oplossing, want reisagent is contactpersoon van de klant en er kunnen veel meer componenten aan de reis gekoppeld zijn zoals hotel voorafgaande de reis op Schiphol, parkeren, dossierkosten, etc. Daarbij ontzorgt dit de klant ook niet omdat deze dan meerdere facturen krijgt van verschillende leveranciers.” Kan je een beeld schetsen hoe het er uit gaat zien als ik een vakantie boek via een reisbureau bij een Sambasso-leverancier? Theo: “Je krijgt als consument een boekingsbevestiging waar bijvoorbeeld de aanbetaling en restbetaling op te zien zijn. De touroperator zal een factuur sturen aan de reisagent, ook met een aanbetaling en restbedrag. Als je de aanbetaling en het restbedrag op de vervaldatum betaalt, dan is er niks aan de hand. Het gaat er om dat heel vaak bedragen voor de vervaldatum worden betaald. Het kan ook zo zijn dat de consument het bedrag in één keer betaalt, dus dan heeft deze al voor de vervaldatum betaald. Dan is voor de touroperator al de leveringsplicht van toepassing. Als de reisagent zich aan de administratieve betalingsdatum houdt, dan blijft dat restant heel lang bij de reisagent liggen. Dat is dus toch een risico voor de touroperator, want de touroperator weet niet dat de klant al heeft betaald. Dat is wat SIM gaat regelen, want deze module betaalt direct door aan de touroperator wanneer de klant aan de reisagent heeft betaald. De consument is op dat moment meestal ook SGR-gedekt en de leverancier is op dat moment gedekt tegen een leveringsplicht zonder dat hij geld heeft.”

Reisagenten zullen niet voor niets dat geld weleens wat langer vasthouden…. Theo: “Ja, maar dat is onterecht. Tijdens de coronacrisis zijn er toch ook weer een aantal faillissementen geweest waarbij toch naar voren komt dat er nog geld bij de reisagent lag dat al bij de touroperator had moeten zijn. In veel gevallen weten touroperators daar niets van af. Vandaar dat er ook touroperators zijn die met directe incasso gaan werken.” Hoe gaat het in z’n werk wanneer consument opeens een afwijkende aan- of restantbetaling betaalt? Erik: “Dan ziet SIM dat en het systeem maakt het geld over naar desbetreffende leverancier(s) als er dus meer betaalt wordt. Het systeem kijkt iedere nacht, dus het neemt zoveel risico weg bij touroperators. De meeste touroperators incasseren meestal een keer per week, maar als zo’n incasso mislukt loopt de touroperator soms al meer dan negen dagen achter. Bij SIM kan het incasseren ook weleens misgaan, maar dan heb je het over één nacht. Dan kan de touroperator de volgende dag direct actie ondernemen.” Kan de consument niet rechtstreeks aan de Sambasso leverancier betalen? Erik: “Nee, zo hebben we dat bij de start van Sambasso afgesproken, dat het contact met Sambasso-leveranciers altijd via de reisagent gaat. Dat hoort bij de retailer, of dat nou off- of online is. Dat verklaart dus ook waarom we deze mooie oplossing willen bieden. Het moet Fair Play blijven binnen Sambasso.” Welk verbeterpunten heeft het systeem voor reisagenten? Theo: “Dat je er eigenlijk helemaal geen werk meer aan hebt. Je hoeft er alleen nog maar voor te zorgen dat je administratie goed bij is, dat je klanten betalen en dat je de facturen van touroperator in het systeem zet. Het systeem doet ’s nachts automatisch z’n werk. De leverancier kan middels een zakelijke incasso het bedrag van de reisagent innen” Kan je me nog even mee terugnemen naar die goede oude tijd waarin je je niet druk maakte over betalingen aan touroperators? Gerda: “Je hield niet bewust geld achter, maar het kon. Het speelde geen rol. Je liep enorme achterstanden, maar daar had je afspraken over. Natuurlijk heb je in iedere branche fraudeurs, ook in de reisbranche, maar dat was het niet. Op een gegeven moment raakte men toch in paniek over de risico’s die men liep en kwam men met directe incasso waarbij het wantrouwen over NAW-gegevens ontstond, want die periode hebben we ook gehad. Bij de opkomst van internet werd men opeens héél voorzichtig met klantgegevens, een stukje wantrouwen, maar ook dat is voor een stukje ingedekt. Je weet nu wel welke partijen je klanten wel en niet direct gaan benaderen, daarvoor zijn we ook gestart met Sambasso. Nu ontlasten we de reisagent en geven we touroperators een stukje extra zekerheid. Dit is realiteit en eerlijk. Het is niet het geld van de retailer. Als een retailer geld krijgt, dan moet het door en niet bij hem/haar in de kas blijven.”

Verwacht je dat er retailers zijn die boos zijn over dit plan? Theo: “Misschien retailers van de oude stempel, die misschien nog denken zelf te kunnen bepalen wat er met het geld gebeurt wat op hun rekening staat. Dat zou kunnen.” Erik: “Ik wilde nooit mee met zakelijke incasso, behalve dan bij de partijen waar je er niet aan kon ontkomen. Maar ik hanteerde al jaren vanuit mijn eigen bedrijf de methodiek om iedere nacht mijn leveranciers te betalen.” Is het overigens ook omgekeerd van toepassing, betalingen van touroperators aan reisagenten? Gerda: “Jazeker. Bij annuleringen komt het ook regelmatig voor dat je als reisagent heel lang moet wachten op je geld. Dat ging ook niet altijd even netjes. Juist ook bij de wat duurdere reizen. SIM ziet het wanneer een reis is geannuleerd wanneer je als reisagent je administratie goed bijhoudt en je een annuleringsfactuur invoert.” Erik: “Overigens is het zo dat in de oude situatie je zes weken voor vertrek als reisagent je geld binnen hebt (als het goed is) van de consument en vier weken voor vertrek moest je de leverancier betalen. Dat zijn twee risicoweken voor de leverancier. Bij ons systeem wordt het de eerstvolgende nacht overgemaakt waarmee we twee weken risico weghalen. Uiteindelijk heb je een blije leverancier en een blije reisagent.” En wat als je een klant een geste wilt doen door met hem/haar persoonlijk een betalingsverplichting met drie dagen te verruimen? Gerda: “Dan speel je in principe met het geld van de leverancier, dus dan zul je met je eigen geld al wel moeten voorschieten. Spelregels zijn spelregels. Het systeem herkent de dag dat er betaalt moet worden en schrijft het geld dan ook over. Als je geld niet binnenkrijgt van je consument en het lijkt op een probleem, dan moet je als reisagent ook in overleg gaan met je leverancier. Het is je taak om verkoopinspanning en inspanning op debiteurenbeheer te doen.” Jullie gaan SIM hoe dan ook introduceren bij Sambasso? Iedereen moet mee? Theo: “Ja. Daarbij wil ik benoemen dat Rondreisshop niets anders meer wil dan dit systeem. We hebben het inmiddels voorgelegd aan alle Sambasso-leveranciers.” Hoe zit het met de kosten? Bert: “De ontwikkelingskosten betalen we uit het lidmaatschapsgeld dat retailers betalen, maar er wordt voor retailers geen extra bedrag voor in rekening gebracht. Leveranciers betalen slechts € 1 per boeking, ongeacht het aantal personen, hoogte van de reissom, aantal facturen en/of betalingen. Daarvoor wordt er heel veel werk uit handen genomen van de Sambasso Leverancier en bovendien wordt veel meer zekerheid verleent wat betreft de gelden die nog bij de agent zijn.” Theo: “Die € 1 hebben we wel getoetst en daar is positief op gereageerd. Uiteindelijk halen we door middel van SIM werk en risico weg. Wat wil je nog meer?” Sambasso gaat met dit systeem werken. Hoe zit het voor leveranciers die wel met BAS werken, maar niet met Sambasso? Theo: “We hebben het met Sambasso opgezet en het is natuurlijk ook een unique selling point voor Sambasso. Als leveranciers die niet met Sambasso werken hier gebruik van willen maken, dan zou dat wellicht via Sambasso kunnen. We gaan het zien, maar het blijft hoe dan ook een Sambasso tool. We hebben de introductie dan ook bij de Sambasso-leveranciers gedaan en die zijn er enthousiast over. Zij vinden het een goede methode om af te rekenen met behoud van respect voor de reisagent. Als iemand er gebruik van wil maken, dan moet je bij Sambasso zijn.” Jullie zullen niet de enige zijn die met zo’n systeem werken…. Theo: “Maar we zijn wel de enige met BAS en daarmee 80% tot 90% van de markt.” Erik: “Wij hebben alle gegevens bij de hand, dus hoef je bijvoorbeeld ook geen derdenrekening te openen. Via SIM wordt het geld direct doorgestort. Bij een derdenrekening gaat dat via een tussenstationnetje. Stipte administratie blijft belangrijk. Ik ben ontzettend enthousiast over SIM, terwijl ik altijd fel tegenstander was van zakelijke en directe incasso. SIM is een eerlijk systeem.” Wanneer gaat dit officieel van start? Theo: “We zijn heel ver met de ontwikkeling. Wanneer je het systeem aanzet, gaat het ook met je historie aan de gang en zal het iedere nacht een update draaien. Volgende week volgt de eerste test, maar technisch gezien is het een hele uitdaging. Het streven is om de eerste versie in de loop van maart draaiende te hebben en zeker wanneer de wereld weer normaal op vakantie gaat.”

Deel dit artikel